Gmail a été largement établi comme un service utilisé par la plupart des utilisateurs d’Internet. Si le service de messagerie créé par Google est évidemment très utile, il sera encore plus puissant lorsque vous connaissez quelques astuces (notamment les raccourcis clavier). Avant de les utiliser, assurez-vous qu’ils sont activés.

En tant que professionnel, combien de temps passez-vous à répondre aux emails de vos clients ? Trop, beaucoup trop de temps, alors avec quelques astuces, vous allez pouvoir gagner en temps et donc en productivité. Découvrez comment gagner du temps ? 

Un service pour email à utiliser au quotidien

Gmail est facile à utiliser. Cependant, il existe de nombreuses techniques qui peuvent tirer parti de toutes les fonctionnalités de la messagerie Google. Par conséquent, vous pouvez organiser l’envoi d’e-mails, annuler l’envoi d’e-mails, conserver les e-mails, ajouter des signatures, etc, et c’est simple astuces sont que le sommet de l’iceberg face à tout se que vous pouvez faire !

10 astuces Gmail - comment gagner en productivité

Les 10 astuces Gmail à faire au quotidien  

Astuce Gmail N°1: les raccourcis clavier

Si vous voulez être plus rapide, il faut utiliser les raccourcis clavier. Allez dans paramètre, puis cliquez sur “Activer les raccourcis”.

Voici quelques-uns de nos favoris:

  • c — compose a new email
  • / – place le curseur dans le champ de recherche
  • e – archive
  • r – réponse
  • a – répondez à tous
  • f – avant
  • shift + u – marquer comme non lu
  • x – sélectionnez la conversation (utilisez «x» plus les touches fléchées pour en sélectionner plusieurs)
  • j / k – passer à des courriels plus récents ou plus anciens

Astuce N°2: Utilisez les opérateurs de recherche pour trouver quoi que ce soit rapidement

Vous vous attendez à ce que Gmail soit bon en recherche, car il est fait par Google. Et tu aurais raison. La recherche Gmail n’est pas seulement rapide, elle est incroyablement précise si vous savez utiliser les opérateurs de recherche. En voici quelques-uns que vous pouvez mettre immédiatement au travail. Gardez à l’esprit que vous pouvez les combiner pour des recherches vraiment raffinées.

  • from:jimmy@animalz.co – Trouvez n’importe quel email de  » jimmy@animalz.co « 
  • has:attachment – Trouvez n’importe quel email avec une pièce jointe
  • filename:pdf – Trouvez des e-mails avec des pièces jointes PDF
  • “Christmas presents” – Trouvez des e-mails avec un texte qui correspond exactement aux «cadeaux de Noël»
  • is:unread – Trouvez tous les e-mails marqués comme non lus
  • larger:15M – Trouvez tous les e-mails de plus de 15 Mo

Il existe des tonnes d’opérateurs de recherche utiles. Et ils sont tout aussi précieux, surtout lorsque vous commencez à les peigner pour plus de spécificité:

  • from:jimmy@animalz.co filename:PDF after:2015/04/04 – Trouvez des courriels de Jimmy avec des pièces jointes PDF reçues après le 4 avril 2015.
  • larger: 10M (larger: 10M (photos images)– Trouvez tous les e-mails de plus de 10 Mo qui mentionnent des photos, des images ou les deux. (C’est un excellent moyen de trouver des e-mails qui consomment de l’espace de stockage.)

Comme les raccourcis clavier, essayez de mémoriser un seul opérateur de recherche à la fois. Vous pouvez trouver la liste complète dans le guide de recherche avancée de Gmail.

Astuce Gmail N°3: Réduisez la tension mentale avec les catégories

Par défaut, Gmail classe automatiquement chaque message dans votre boîte de réception. Gmail a identifié quelques catégories principales – mises à jour des réseaux sociaux, e-mails promotionnels, notifications, etc. – et les sépare pour une navigation facile. Vous pouvez également être plus raffiné avec des filtres et des étiquettes, mais cela fonctionne hors de la boîte.

Vous allez sur la roue paramètre, puis configurer la boîte de réception pour les afficher sous forme d’onglets.

Cela permet de garder facilement un œil sur les e-mails importants, tout en réservant les notifications et les newsletters pour plus tard.

Astuce Gmail N°4: Prioriser les e-mails non lus

Beaucoup de gens utilisent la boîte de réception comme une liste de tâches – lorsque les e-mails nécessitent une action supplémentaire, ils les laissent non lus comme rappel pour y faire face plus tard. Ce n’est peut-être pas la meilleure méthode de productivité, mais il est assez courant que Gmail l’ait adoptée avec la boîte de réception « Non lu en premier » .

Activez cette option dans Paramètres sous l’onglet Boîte de réception et décidez du nombre d’e-mails à afficher. Un nombre inférieur vous aidera à rester au top de vos tâches. Il mettra tous les e-mails non lus en haut de votre boîte de réception, quel que soit le moment où ils ont été reçus.

On passe énormément de temps à répondre aux emails comment gagner du temps, comment grâce à 10 astuces, vous allez pouvoir gagner du temps et augmenter votre productivité 

Astuce Gmail N°5: utilisez Envoyer et archiver pour atteindre zéro dans la boîte de réception

Si vous n’êtes pas familier avec l’archivage, il est temps d’apprendre. Lorsque vous archivez un message, vous l’effacerez de votre boîte de réception. Il est toujours disponible dans l’onglet « Tous les messages », mais il est masqué pour réduire l’encombrement . Si vous utilisez votre boîte de réception comme liste de tâches, l’archivage d’un message est un excellent moyen de marquer une tâche comme terminée.

Envoyer et archiver rend ce processus encore plus facile. Il suffit de l’activer à partir des paramètres généraux puis de sélectionner “Afficher le bouton « Envoyer et archiver » dans la réponse”

Vous aurez maintenant deux boutons «Envoyer» lorsque vous répondez aux e-mails. Envoyer et archiver est le bouton bleu et sera utilisé par défaut lorsque vous utilisez un raccourci clavier pour envoyer un e-mail. Une fois envoyée, toute la conversation est archivée. Tous ces espaces blancs vides dans votre boîte de réception vous permettront de vous concentrer plus facilement sur les e-mails importants.

Astuce N°6: Personnaliser les raccourcis clavier

Cela va créer un nouvel onglet dans vos paramètres où vous pouvez modifier l’un des raccourcis clavier existants. C’est l’un des moyens les plus puissants de personnaliser votre expérience Gmail. Remarque: Ceci est destiné aux utilisateurs avancés et est surtout utile si vous avez d’autres applications en cours d’exécution qui utilisent les mêmes raccourcis clavier.

Vous pouvez recevoir des e-mails en envoyant un e-mail à un autre compte dans Gmail via POP3 ou par transfert et vous pouvez envoyer des e-mails à partir de tout autre compte de messagerie que vous possédez. La consolidation de vos différents comptes de messagerie en un seul endroit, puis la catégorisation avec des étiquettes et plusieurs boîtes de réception, il est vraiment facile de garder une trace des tâches, des fichiers et des messages importants.

Pour l’activer, accédez à vos paramètres, puis à vos “comptes et importation”. Il est facile d’ajouter des comptes ici – la partie vraiment importante est de les organiser efficacement.

Par défaut, Gmail répondra à partir de l’e-mail auquel un message a été envoyé. Il est possible de remplacer cela, mais il est généralement plus facile de le laisser tel quel. Vous pouvez également définir des signatures pour chacune de vos adresses e-mail.

Vous devez d’abord aller dans les paramètres, puis dans l’onglet paramètres avancés et activer les “Raccourcis clavier personnalisés”. Ensuite vous n’aurez plus qu’à aller dans les paramètres et cliquer sur l’onglet “Raccourci clavier”

Astuce N°7: envoyer et recevoir du courrier à partir de n’importe quelle adresse e-mail

Vous pouvez recevoir des e-mails en envoyant un e-mail à un autre compte dans Gmail via POP3 ou par transfert et vous pouvez envoyer des e-mails à partir de tout autre compte de messagerie que vous possédez. La consolidation de vos différents comptes de messagerie en un seul endroit, puis la catégorisation avec des étiquettes et plusieurs boîtes de réception, il est vraiment facile de garder une trace des tâches, des fichiers et des messages importants.

Pour l’activer, accédez à vos paramètres, puis à vos “comptes et importation”. Il est facile d’ajouter des comptes ici – la partie vraiment importante est de les organiser efficacement.

Par défaut, Gmail répondra à partir de l’e-mail auquel un message a été envoyé. Il est possible de remplacer cela, mais il est généralement plus facile de le laisser tel quel. Vous pouvez également définir des signatures pour chacune de vos adresses e-mail.

Astuce Gmail N°8: fin aux fautes d’orthographe avec la grammaire

Grammaire est peut-être le meilleur correcteur orthographique du monde. Et vous pouvez l’utiliser gratuitement dans Gmail

Tout ce que vous devez faire est d’installer l’extension du navigateur et Grammarly commencera à vérifier tous vos e-mails pour les erreurs d’orthographe.

Astuce  N°9: utilisez Gmail hors ligne lorsque vous n’êtes pas connecté

Une fois que vous avez installé l’extension Gmail hors connexion Chrome, vous aurez un accès complet à votre compte Gmail même si vous n’êtes pas connecté à Internet.

C’est une expérience épurée, mais vous pouvez toujours mettre en file d’attente de nouveaux e-mails et réponses. Une fois connecté, Gmail les enverra automatiquement.

Astuce Gmail N°10: Se désabonner en masse des e-mails indésirables avec Unroll.me

C’est une victoire tellement facile. Rendez-vous simplement sur Unroll.me et connectez votre compte Gmail avec l’application. Il analysera l’intégralité de votre boîte de réception à la recherche de newsletter et d’emails promotionnels intempestifs. Vous pourrez vous désinscrire en un seul, ou ajoutez à un « RollUp » qui collectera les newsletters et les livrera en une seule fois.

La première fois que je l’ai utilisé j’ai découvert des e-mails de plus de 1200 entreprises. Grâce à cette application, vous allez pouvoir choisir vos newsletters en fonction de ce que vous aimez.

En résumé

Quand on est un professionnel, on passe énormément de temps à répondre à ses clients. C’est un très gros poste de dépense pour les pros. C’est pourquoi, vous devez optimisé votre activité et maximiser vos réponses. Grâce à ces 10 astuces vous allez pouvoir gagner des minutes précieuses par jour.